Projektmanagement – Initiierung und Planung

Zu Beginn des Projektmanagement stehen die Startphase, auch Initiierung genannt, sowie die Planungsphase. Jede Unternehmensberatung muss diesen beiden Tasks die gebotene Aufmerksamkeit widmen. In der Regel unterteilt man in Prozessgruppen, um den Ablauf zu regulieren.

Prozessgruppe Initiierung
Der Initiierungsprozess gehört zur Prozessgruppe Initiierung. Dieser wird zu Beginn des Projekts sowie zum Start einer jeden Projektphase durchlaufen.

Insgesamt verfolgt die Initiierung fünf wichtige Ziele. Eines dieser Ziele ist die Verteilung der notwendigen Informationen, damit von Beginn an effektiv/effizient gearbeitet werden kann. Ein weiteres ist die exakte Klärung der Ziele und der Arbeitsweise der jeweiligen Projektphase, sodass Nachlässigkeiten in frühen Projektphasen, die im Nachhinein zu mitunter teuren Schwierigkeiten führen, vermieden werden können. Das dritte Ziel sieht den Austausch der Informationen über das Projekt vor und verfolgt eine Angleichung dieser unter den Stakeholdern. Die Betrachtung des Projektes bzw. der nächsten Projektphase in sämtlichen Teilen und Zusammenhängen stellt das vierte Ziel dar. Das fünfte und letzte Ziel ist es, in einem möglichst frühen Stadium eine Übereinstimmung aller Beteiligten zu allen Fragen zu erreichen.
Auch in der Prozessgruppe Initiierung wiederholen sich die einzelnen Prozesse und interagieren dabei miteinander. Die Initiierung ist eine enorm wichtige Prozessgruppe, da im Verlaufe dieser aufgrund der Klärung und Festlegung der Projektziele der Grundstein für den weiteren Verlauf des Projektes und dessen Erfolg gelegt wird. Alles in allem hängt der Projekterfolg also von der Qualität der Projektziele/Phasenziele (Transparenz) und der Unterstützung durch die Stakeholder (Verbindlichkeit) ab.

Prozessgruppe Planung

Der Begriff Planung umschreibt all diejenigen Prozessschritte, die zur Planung des Projekts sowie zur Detaillierung der einzelnen Projektphase gehören. Sämtlicher dieser Schritte orientieren sich dabei stets am vorgegebenen Ziel des Projektes. Um dieses bestmöglich erreichen zu können werden zudem auch Handlungsalternativen in Betracht gezogen und ausgewählt. Die Prozessgruppe Planung umfasst dabei einige wichtige Projektmanagementprozesse. Hierbei handelt es sich um:

  • Planung, Inhalt und Umfang
  • Definition, Inhalt und Umfang
  • Definition der einzelnen Vorgänge
  • Festlegung der Vorgangsfolgen
  • Einsatzmittelbedarfsplanung
  • Schätzung der Dauer eines jeden Vorgangs
  • Kostenschätzung
  • Risikomanagementplanung
  • Aufstellen eines Terminplans
  • Kostenplanung
  • Zusammenstellung des Projektplans

Darüber hinaus gibt es auch noch zahlreiche Hilfsprozesse wie zum Beispiel die Qualitätsplanung, die Beschaffungsplanung und noch einige weitere.