Die Grundlagen des Projektmanagements

Zu den zentralen Aufgaben eines Unternehmensberaters zählt das Koordinieren von Projekten. Hinter der Bezeichnung Projektmanagement (kurz PM) verbirgt sich die exakte Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Heutzutage sind zahlreiche Begriffe und Verfahrensweisen des Projektmanagements bereits standardisiert und etabliert, sodass gewisse Grundkenntnisse in einigen universitären Studiengängen wie zum Beispiel im Ingenieur-, Informatik- und Wirtschaftsbereich vermittelt werden.

Aufgaben des Projektmanagers
Der Projektmanager ist dafür zuständig, dass die Erwartungen der Stakeholder (Personen oder Organisationen, deren Interessen vom Verlauf oder dem Projektergebnis beeinträchtigt werden) bestmöglich erfüllt werden. Die Projektumfeldanalyse wird in diesem Zusammenhang am häufigsten benutzt, um die Erwartungen der Stakeholder erheben zu können.
Der Projektmanager bzw. die Unternehmensberatung muss dabei stets die Größen Zeit (Termine und Dauer des Projekts), Kosten sowie Inhalt, Umfang und Qualität des Projekts und seiner Ergebnisse im Auge behalten. Da Stakeholder die besagten drei Größen oftmals unterschiedlich oder gar widersprüchlich ansehen, muss sich der Projektmanager zunächst einmal Kenntnis über die Interessen dieser verschaffen und in Zusammenarbeit mit diesen die Projektplanung erstellen, um den Erfolg des Projektes gewährleisten zu können. Die Priorität dieser Größen wird gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt, ehe die darauf basierende Projektsteuerung erfolgt.

Gemäß dem Fall, dass aufgrund der Organisationsform eines Unternehmens Ressourcenkonflikte zu erwarten sind, wird in Gestalt des Faktors „Personal“ manchmal noch eine vierte Steuergröße miteinbezogen. Zwar ist Personal in der Regel fester Bestandteil der Kosten, trotz alledem kann es sehr wichtig sein, dass bestimmte Personen am Projekt beteiligt sind.

Anforderungen an den Projektmanager
Damit eine erfolgreiche Durchführung des Projekts gewährleistet ist, sollte der Projektmanager einige Anforderungen erfüllen. Hierzu zählen unter anderem allgemeines Managementwissen, Kenntnisse im Bereich des Projektmanagements, produktspezifisches Wissen, Belastbarkeit und Ausdauer, eine nachhaltige und ganzheitliche Denkweise sowie kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Der Erfolg des Projekts hängt neben den rein technischen Fähigkeiten auch von der sozialen Kompetenz des Projektmanagers und der gesamten Unternehmensberatung ab. Das Projektmanagement birgt immer Risiken und Chancen und wartet mit ungeplanten Situationen auf, die der Projektmanager möglichst früh erkennen und unter Kontrolle bekommen muss. Zugleich muss er die sich bietenden Möglichkeiten nutzen. Eine gewisse Erfahrung im Hinblick auf Kommunikation, Motivation, Teambildung und Konfliktmanagement sollte ebenfalls vorhanden sein.

Wahl der Vorgehensweise
Da sich das Projektmanagement durch verschiedene Strukturen und Methoden auszeichnet, hängt die Wahl der Vorgehensweise im Hinblick auf die Durchführung eines Projekts (samt Projektmanagement) von verschiedenen Faktoren ab. Hierzu zählen die Größe, die Komplexität und die Branche des Projekts, die Richtlinien der Organisation bzw. die des Auftraggebers sowie weitere Projektart-Kategorisierungen.

Mit der Durchführung des Projekts können wahlweise eine Person oder aber auch mehrere tausend betreut sein. Die Werkzeuge reichen hierbei von simplen To-Do-Listen bis hin zu komplexen Organisationen. Bei zuletzt genannten wird häufig mit ausschließlich zu diesem Zweck gegründeten Unternehmen sowie Projektmanagementsoftware gearbeitet. Die Festlegung der Projektmanagementmethoden vor dem Beginn des Projekts ist daher eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. Die Anwendung aller Methoden bei einem kleinen Projekt wäre kontraproduktiv, da dies schnell zu einer Überadministrierung und infolgedessen zur Infragestellung des Kosten-Nutzenverhältnisses führen würde.
Software-Werkzeuge

In der heutigen Zeit erhalten fast alle Teilbereiche des Projektmanagements Unterstützung durch spezielle Projektmanagementsoftware. Sie sorgen dafür, dass der Projektmanager die Planinhalte für das gesamte Projekt vorgeben kann, sodass alle weiteren Beteiligten im Anschluss daran ihre jeweiligen Aufgaben und Fortschritte direkt abfragen bzw. eintragen können. Zudem ermöglichen diese mittels grafischer Darstellungen die Auswertung des aktuellen Projektstandes nach unterschiedlichen Aspekten wie zum Beispiel der Einhaltung von Fristen oder des Budgets.

Neben speziell auf einige Bereiche des PM ausgerichteten Systemen, wird oftmals auch allgemeingültige Software wie Word (Textverarbeitung) oder Excel (Tabellenkalkulation) verwendet. Zum Zwecke der Kommunikation kommen immer häufiger Mailsysteme zum Einsatz, bei virtuellen Projektteams greift man zudem auch auf Webkonferenzsysteme oder elektronische Meetingsysteme zurück.